1. Nomeie sua LLC em Nova York

Antes de registrar uma LLC, você precisa decidir um nome. O nome da sua LLC não pode ser muito semelhante ao nome de outra empresa registrada em Nova York. Para garantir que o nome desejado ainda não tenha sido usado, você pode fazer uma busca no Banco de Dados de Corporações e Entidades Comerciais do DOS.

Requisitos para nomeação de LLC em Nova York
De acordo com os requisitos do Departamento de Estado de Nova York, o nome da sua LLC deve:

• Incluir “limited liability company,” “L.L.C.,” ou “LLC.”
• Ser único entre os nomes de empresas registradas em Nova York.
• Não conter nenhuma das palavras ou frases restritas de Nova York.

Reservando um nome comercial em Nova York
Se você quer garantir que seu nome preferido esteja disponível ao formar sua LLC, pode arquivar um Pedido de Reserva de Nome para reservar o nome por 60 dias. Você enviará o formulário para a Divisão de Corporações de NY, junto com uma taxa de arquivamento de $20.

Obtendo um nome DBA “Doing Business As”
Além do nome oficial da LLC, você pode registrar um DBA, que Nova York chama de nome assumido. Um nome assumido é como um apelido para o seu negócio. Por exemplo, o nome oficial de uma empresa pode ser Marco’s Authentic Italian Eatery, LLC, mas ela pode operar com o nome assumido Marco’s Pizza. Nova York exige que quem usar um nome assumido arquive um Certificado de Nome Assumido, que custa $25.

Reservando um nome de domínio
Antes de registrar o nome da LLC, é uma boa ideia reservar um nome de domínio correspondente ou complementar. Caso contrário, ao lançar o site da sua empresa, você pode descobrir que o nome comercial não está disponível como domínio. Ao iniciar uma LLC com a E-Filing, você pode adicionar o registro de domínio gratuito para o primeiro ano.

Registrando a marca do nome da sua LLC em NY
Registrar o nome da LLC em Nova York não concede direitos legais ao nome. Se outra empresa decidir usá-lo, não há muito o que você possa fazer a menos que registre uma marca. Você pode registrar sua marca dentro do estado de Nova York arquivando um Pedido de Registro de Marca de NY ou proteger seu nome em todo o país com uma marca federal.

2. Nomeie um Agente Registrado em Nova York

Em Nova York, o Departamento de Estado é automaticamente nomeado como agente registrado para cada LLC. Isso significa que, caso sua LLC receba correspondência legal, o Departamento de Estado a aceitará e a encaminhará para sua empresa. No entanto, muitas LLCs nomeiam um segundo agente registrado para ser o contato empresarial com o Departamento de Estado.

Requisitos para agente registrado em Nova York
De acordo com a lei de Nova York, um agente registrado deve ser:

• Um residente de Nova York ou alguém com endereço comercial em Nova York.
• Uma LLC ou corporação autorizada a fazer negócios em Nova York.

Usando um serviço de agente registrado
Embora o Departamento de Estado atue como agente registrado para todos os negócios em Nova York, é recomendável nomear um agente registrado profissional por várias razões:

1. Privacidade. O endereço incluído nos Artigos de Organização será registrado publicamente. Um serviço de agente registrado usa seu endereço comercial para proteger sua privacidade.
2. Tranquilidade. Serviços profissionais notificam você instantaneamente sobre correspondências urgentes.
3. Proteção da imagem. Se sua LLC for processada, um agente registrado pode encaminhar notificações de forma discreta

3. Arquive os Artigos de Organização de LLC de Nova York

Quando estiver pronto para criar sua LLC oficialmente, você enviará os Artigos de Organização para o DOS. Você pode arquivar os artigos por correio, fax, pessoalmente ou online. A taxa de arquivamento é de $200 (acréscimo de $5 se usar o formulário em papel).

Informações necessárias para arquivar os Artigos:

• Nome da empresa. Deve incluir “Limited Liability Company,” “LLC,” ou “L.L.C.”
• Condado onde a LLC está localizada. Necessário para publicação do aviso legal.
• Endereço para envio de correspondência do DOS. Será registrado publicamente.
• Nome, endereço e assinatura do organizador. O organizador arquiva os Artigos, mas não precisa ser membro da LLC.

Opções adicionais de processamento:
Expedito:

• $25 para 24 horas
• $75 no mesmo dia útil
• $150 em até 2 horas

4. Publique em Dois Jornais de Nova York

Nova York exige que as LLCs publiquem um aviso em jornais após arquivar os Artigos de Organização. Você deve cumprir a exigência de publicação em até 120 dias após a formação. O aviso deve ser publicado:

• Em dois jornais (um semanal e um diário).
• Por seis semanas consecutivas.
• No condado onde o endereço principal da empresa está localizado.

Após o término, os jornais enviarão uma Declaração de Publicação comprovando o cumprimento da exigência. Você enviará a Declaração ao DOS, junto com um Certificado de Publicação e uma taxa de $50.

5. Crie um Acordo Operacional

A lei de Nova York exige que as LLCs criem um acordo operacional por escrito. Um acordo operacional é um contrato entre todos os membros da LLC que estabelece as regras e a estrutura do negócio.

Você pode personalizar o acordo para atender às necessidades da sua LLC, mas há alguns assuntos que todo acordo operacional deve cobrir:

• Alocação de lucros e perdas
• Investimentos iniciais
• Direitos de voto e poderes de decisão
• Estrutura de gestão
• Regras para transferência de propriedade da LLC
• Regras para dissolução

É recomendável consultar um advogado antes de finalizar seu acordo operacional. A E-Filing oferece modelos de acordo operacional para Nova York elaborados por advogados, que você pode usar gratuitamente.

6. Obtenha um EIN

Um EIN (Número de Identificação do Empregador) é um número de identificação fiscal emitido pelo IRS que a maioria das empresas precisa. É semelhante a um número de segurança social para o seu negócio. LLCs com múltiplos membros, LLCs tributadas como corporações e todas as empresas com funcionários são obrigadas a obter um EIN. Você pode solicitar um EIN diretamente do IRS gratuitamente. Caso tenha um número de segurança social, você pode solicitar online e receber o EIN imediatamente.

Se preferir evitar o processo, você também pode contratar a E-Filing para obter o EIN para você.

7. Arquive o Relatório BOI

A maioria das novas LLCs precisará arquivar um Relatório de Informação de Propriedade Beneficiária (BOI) dentro de 90 dias após a formação. Este é um novo requisito federal destinado a combater golpes e lavagem de dinheiro. No Relatório BOI, você precisará divulgar informações de identificação sobre o solicitante da empresa e todos os proprietários beneficiários para a FinCEN. Você pode arquivar diretamente no site FinCEN.gov ou contratar a E-Filing para arquivar o relatório BOI por você.

8. Próximos Passos

Após registrar sua LLC em Nova York, você precisará mantê-la em conformidade com o estado para permanecer em boa posição. Aqui estão alguns próximos passos importantes:

Abrindo uma conta bancária
Todas as LLCs, mesmo aquelas com um único proprietário, precisam ter uma conta bancária empresarial. Por quê? Uma LLC tem responsabilidade limitada porque é uma entidade legal distinta, separada de seus membros. Misturar finanças pessoais e comerciais prejudica a separação entre sua LLC e você mesmo, colocando em risco a responsabilidade limitada da sua LLC.

Para abrir uma conta bancária para sua LLC em Nova York, você precisará levar ao banco:

• Artigos de Organização da LLC de Nova York (uma cópia é suficiente)
• Acordo Operacional da LLC
• EIN
• Resolução da LLC para Abrir uma Conta Bancária (apenas para LLCs com mais de um membro)

Nota: Cada banco possui seus próprios requisitos, então é uma boa ideia ligar antes para verificar os documentos necessários.

Requisitos de impostos estaduais de Nova York
Após formar sua LLC, você receberá um formulário de Solicitação de Informações do Departamento de Tributação e Finanças de Nova York. Será necessário preenchê-lo para criar sua conta fiscal empresarial. Se sua LLC vende bens ou serviços tributáveis, será necessário cobrar o imposto sobre vendas. A taxa de imposto sobre vendas em Nova York é atualmente de 4%, mas alguns municípios cobram um imposto adicional.

As LLCs em Nova York devem pagar uma taxa de arquivamento anual ao Departamento de Tributação, com base na receita bruta da LLC. A taxa é de $25 para LLCs com receita bruta inferior a $100.000, aumentando a partir daí.

Licenças e permissões
Dependendo do setor e localização, pode ser necessário obter uma ou várias licenças ou permissões comerciais. Exemplos incluem:

• Licença profissional (para setores regulamentados como medicina, direito, construção, etc.)
• Permissão para Negócios em Residência (para negócios domiciliares)
• Permissão do Corpo de Bombeiros
• Permissão do Departamento de Saúde
• Permissão de zoneamento

Verifique com o governo da sua cidade e condado se é necessário obter uma licença comercial geral.

Declaração Bienal de Nova York
A cada dois anos, as LLCs em Nova York devem arquivar uma Declaração Bienal de NY com o Departamento de Estado. O objetivo desse relatório é manter o estado atualizado sobre quem possui a LLC e como contatá-lo. As Declarações Bienais devem ser enviadas pelo site do Departamento de Estado, durante o mês de aniversário da formação da empresa. (Por exemplo, uma LLC formada em janeiro de 2024 deverá arquivar sua primeira Declaração Bienal em janeiro de 2026.) A taxa de arquivamento estadual é de $9.

Se estiver preocupado em esquecer, você pode contratar a E-Filing para arquivar a Declaração Bienal para você. Notificaremos você 90 dias antes da data de vencimento.